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【流程处理】媒体应接流程

媒体采访

  【流程管理】媒体接待流程_销售/营销_经管营销_专业资料。【流程管理】媒体接待流程

  媒体接待流程: ? 邀请、确认邀请的媒体;重要的媒体(参加 Interview 的媒体)需确认 2 遍, 并适时对媒体进行必要的 Brief 和良好的沟通,为此后的报道做好准备。同 时向财务部门申请相应的媒体的车马费用 ? 会前要提前 2-3 天勘察现场,具体包括: 确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放 确认 VIP 休息室的具体位置(亲自体验会议厅之间的往来时间) 确认媒体接待处的(正确的)具体位置,包括具体的细节问题:台花、 银盘、台布等 与做会展的 Vendor 做好会前沟通:了解其具体的布展时间、形式、联 系人等。 注意:如果媒体只是参会的一部分人员的话,请事先划分出媒体区域;并设 较为明显的指示牌指示路径。 ? 组织有关人员准备 Media Kits,同时准备媒体签到时所需用品:签到笔、签 到簿、人员名片 ? 会议当天应提前 1-2 小时到达现场,再次确认接待处所需物品并最后完善 Media Kits ,做好准备工作。 注意:此时还应该接待好提前到场的客户 VIP,安排好休息室,看管好 VIP 的衣物及手提物品 ? 签到时(特别是媒体到达的高峰时段),不要慌乱,要做到有序、清晰;特 别是有财务部门的人员跟随的时候,一定要保持冷静,不要慌乱。平面媒体 和电视媒体应分开由指定人员接待 ? 签到后的媒体记者应发给相应的资料带,提醒座位要尽量靠前座。如果时间 允许的话,要进行必要的寒暄 注意:此时有些媒体会提出约稿的要求,要随时记下,会后及时发给相应的 媒体。 ? 会议开始后,除一名媒介人员留守外,其他人员应进入会场做 On-site Support:处理即时的问题,媒体提问时传递话筒,随时保持与客户之间的 联系 Interview 流程 Event 中含有的 Interview: ? Event 中的专访要事先和参访的媒体确认,并进行必要的沟通和事先提供相 应的会前资料。有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通 ? 签到时要及时提醒参加专访的媒体记者,会后及时组织记者到专访地点。 注意:此时要拿好参访媒体记者的车马费用,专访时所需的 Q&A 资料 ? 事前要进行仔细的“采点”工作,具体如下: 专访的 VIP Room 离会场有多远 最简捷的路线怎么走 房间的装饰与座位的摆放 提供的饮品要注意要避免声响(小瓶矿泉水为佳,以具体情况定) ? 人员安排要合理,客户方面的 VIP 和参加专访的媒体记者都需要专人带领 ? 要有简单的开场白(客户在时由其决定)。开始后要注意力集中,避免负面 的问题产生;同时安排做好专访纪要,拍摄照片;会后应在最短时间内整理 后发给专访的媒体 ? 注意收集媒体报道,尤其是参加专访媒体的大篇幅报道 ? 第一时间以最清晰的方式传给客户 ? Event 结束后 30-45 天完成项目报告,内含 Interview 的报告(现场情况、 简报分析、精彩图片等) Retainer 中规定的 Interview: ? 根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的 Interview。 ? 首先客户方面确认被专访 VIP 的姓名、职务及时间地点 ? 媒介部拟出参加专访媒体记者的名单,由客户确认后进行邀请 ? 邀请及确认参访媒体人员(姓名、职务及具体联系方式)。同时对此次专访 的内容、人物、背景及目标做深入沟通。了解媒体的需求,把提前拿到的媒 体采访提纲提供给客户,使客户方面做好充足的准备 ? 当天应提前 20-30 分钟到达专访场地,做必要的会前准备工作;签到时应在 明显处接应参访媒体;媒体到齐后,通知 VIP 到场 ? 简单的开场白(简要说明此次专访的内容、目的和人物,客户在时由其决定); 专访开始(同时做好现场后勤工作)。同时安排人员做好专访纪要、拍摄图 片 ? 结束后,感谢被访的客户、参访的媒体记者;并送双方人员离开。 ? 及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。并及时进行事后的沟 通,从多角度开发报道的内容。 ? 关注媒体,及时收集剪报;第一时间提供给客户最新报道 ? 专访结束第二天,向客户方面提供“专访 On-site Report” 时间 前期 类型 Event 中含有的 Interview ? Event 中的专访要事先和参加 的媒体确认,并进行必要的沟 通和事先提供相应的会前资 料。有采访提纲的媒体要尽量 提前与客户沟通 Retainer 中规定的 Interview ? 根据客户的要求每月组织针对 不同部门、不同媒体的 Interview。 ? 首先客户方面确认被专访 VIP 的姓名、职务及时间地点 ? 事前要进行仔细的“采点”工 ? 媒介部拟出参加专访媒体记者 作,具体如下: 的名单,由客户确认后进行邀 请 专访的 VIP Room 离会场 ? 邀请及确认参访媒体人员(姓 有多远 名、职务及具体联系方式)。同 最简捷的路线怎么走 时对此次专访的内容、人物、 房间的装饰与座位的摆放 背景及目标做深入沟通。了解 提供的饮品要注意要避免 媒体的需求,把提前拿到的媒 声响(小瓶矿泉水为佳,以具体情 体采访提纲提供给客户,使客 况定) 户方面做好充足的准备 注意: ? 人员安排要合理,客户方面的 VIP 和参加专访的媒体记者都 需要专人带领 现场 ? 签到时要及时提醒参加专访的 ? 当天应提前 20-30 分钟到达专 媒体记者,会后及时组织记者 访场地,做必要的会前准备工 到专访地点。 作;签到时应在明显处接应参 访媒体;媒体到齐后,通知 VIP 到场 ? 要有简单的开场白(客户在时 ? 简单的开场白(简要说明此次 由其决定)。开始后要注意力集 专访的内容、目的和人物,客 中,避免负面的问题产生;同 户 在 时 由 其 决 定 ); 专 访 开 始 时安排做好专访纪要,拍摄照 (同时做好现场后勤工作)。同 片;会后应在最短时间内整理 时安排人员做好专访纪要、拍 后发给专访的媒体 摄图片 注

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